katanuning.com

Kalo mau ngomongin organisasi, sebenernya gue nggak pantes untuk nulis ini. Tapi berhubung kecacatan yang ada sangat dekat di kehidupan gue -dan bikin kesel- jadi ditulis.

Awal banget bikin acara, kita terlebih dahulu harus nentuin siapa ketua pelaksananya. Sebagai pemimpin, kita perlu percaya kalau ketua pelaksana akan menjalankan tugas dan mengawal acara sebaik-baiknya. Disinilah pemisahan tugas dan tanggung jawab terjadi. Pemimpin umum memang bertanggung muka disini. Karena jelek atau bagusnya, tetap pemimpin umum dan ketua pelaksana yang disebut-sebut.

Setelah itu, biarkan ketua pelaksana menunjuk koordinator-koordinator, dan para koordinator merekrut siapa saja anggota mereka. Then, koordinator dan anak buahnya berembuk mereka akan mengadakan acara dari sisi anak acara, HPD, perkap, dan lain-lain itu apa aja yang dibutuhin.

Baru deh rapat pertama dimulai. Pembahasan rapat seputar apa aja yang udah diomongin dari masing-masing seksi. Supaya anak-anak tau, apa yang harus ditambah dan apa yang perlu dikurang. Tapi tetap tidak merubah keseluruhan konten acara, hanya teknisnya yang mungkin perlu diperbaiki. Seksi HPD, danus, perkap, akomodasi, konsumsi, dan lain-lain juga ngomong apa aja yang harus dibutuhkan dan dilaksanakan. Disinilah koordinasi terjadi.

Rapat-rapat selanjutnya sudah harus mengerucut ke tujuan awal, fiksasi. Apa-apa aja yang perlu dilakukan dipastiin lagi, bisa atau enggak. Peralatannya gimana, konsumsinya gimana, akomodasinya gimana. Seksi acara juga sudah membuat rundown yang jelas disini (karena fiksasi acara makin lama makin jelas).

Tugas seorang pemimpin umum hanya menanyakan progress, dan apa lagi yang dibutuhkan, atau memberikan saran. Bukannya merubah acara sesuai apa yang ia mau, cuma karena ia punya wewenang. Ini salah banget. Inget, wewenang di acara sudah berpindah ke ketua pelaksana.

Di acara manapun, kita butuh time keeper sebagai pawangnya acara. Keterlambatan sedikit saja bisa membuat acara out of control dan akhirnya ga sesuai sama rundown. Time keeper nggak boleh kemana-mana, harus standby terus. Mungkin ada 2-3 orang yang jadi time keeper buat gantian kalo ada yang istirahat.

Tim akomodasi juga standby buat anter jemput. Misal mau beli apa gitu yang kurang, disinilah peran akomodasi sangat dibutuhkan.

Tim konsumsi harus dapet informasi mengenai siapa-siapa saja orang yang akan hadir di acara. Barangkali mereka butuh kudapan atau minuman supaya disiapkan dahulu. Jadi pas orang-orang penting dateng semuanya nggak kelabakan baru nyari.

Tim acara konsultasi sama tim HPD dan ngasitau gimana desain yang diinginkan. Semua desain mulai dari baju, banner, backdrop, stiker, logo itu dibicarakan oleh tim HPD, terus dipublikasikan ketika rapat apakah desainnya bagus atau enggak. Sesuai dengan tema acara atau enggak, kalo oke langsung print, kalo enggak ya desain ulang.

Perkap justru paling repot. Semuanya harus disiapin, apa aja yang mau dipakai nanti pas acara, ya semuanyalah. Harus dibilangin ke perkap dari jauh jauh hari.

Setelah acara selesai, nggak ada masalah kalo buat gue pribadi untuk memberi kritikan dari awal sampai akhir, buka-bukaan aja keadaan aslinya kaya gimana. Menyerang satu orang karena tingkahnya yang ngeselin dari awal sampe akhir juga sah-sah aja, kalo nggak digituin mungkin dia akan mengulang ‘kebiasaan’ itu lagi di acara lain. Jangan mendem apa yang dirasain dan diam aja. Abis itu pake prinsip ‘cukup tau’. Orang nggak akan sadar kalo cuma di ‘cukup tau’ in.

Nantinya pun orang-orang akan sadar siapa yang sebenarnya ‘bergerak’ dalam acara, atau yang cuma ngomong manis di depan para petinggi tapi nggak tau apa-apa dengan keadaan di belakang. Guys, sifat asli seseorang akan terlihat ketika dia di bawah tekanan.

Kita butuh orang-orang yang menyuarakan suara lapisan marjinal. Bukan cuma yang bagus di depan tapi minus di dalemnya. Beberapa orang lebih senang jadi man behind the party, daripada jadi front man dan mengambil porsi kerja lebih sedikit. Buat gue, gue nggak perlu menonjolkan diri untuk dilihat sama orang-orang besar. Cukup bikin kerja yang baik, yang benar, dan biarkan mereka melihat siapa yang lebih berkualitas :)